Nama Institusi : Politeknik Negeri Banyuwangi

Platform Penjualan : Meta Business Suite

Akun Media Sosial : @rme.dentaldiary.id

Situs Bisnis : https://dentaldiary.id

Lokasi Bisnis : Jl. Raya Jember KM 13, Labanasem, Kec. Kabat, Kabupaten Banyuwangi, Jawa Timur 68461

Link GMaps : https://maps.app.goo.gl/3nhuERLzxNNgf59N9

Latar Belakang : Medical record (rekam medis) adalah catatan riwayat medis pasien yang mencakup identitas, riwayat kesehatan, hasil pemeriksaan, tindakan medis yang pernah dilakukan terhadap pasien tersebut, dan informasi penting lainnya terkait kondisi medis seseorang. Rekam medis ini menjadi landasan penting bagi fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes), termasuk klinik gigi, karena berfungsi sebagai sumber informasi utama yang digunakan dalam diagnosis, perencanaan perawatan, serta pemantauan perkembangan kesehatan pasien. Dengan adanya rekam medis, klinik gigi dapat memastikan bahwa setiap tindakan medis yang dilakukan terdokumentasi dengan baik, mengurangi risiko kesalahan medis, serta memberikan rujukan yang tepat bila diperlukan. Namun, berdasarkan riset yang dilakukan oleh tim mahasiswa pada kegiatan Project Based Learning (PBL) yang diselenggarakan oleh Politeknik Negeri Banyuwangi dan telah terurai pada bagian latar belakang usaha, diperoleh Data Kemenkes tentang Capaian Implementasi Satu Sehat pada Juli 2024 yang menunjukkan sebanyak lebih dari 2.400 klinik gigi di Indonesia masih menggunakan sistem pencatatan rekam medis secara manual dengan menggunakan dokumen fisik, dimana klinik gigi tersebut berpotensi terkena sanksi pencabutan akreditasi klinik. Selain masalah akreditasi, hal ini menimbulkan berbagai kendala dalam operasional klinik gigi (telah divalidasi oleh salah satu klinik gigi yang menjadi mitra PBL pada saat mahasiswa melakukan observasi lapangan), yaitu (1) Sistem pencatatan manual sangat rawan akan kerusakan, kehilangan dan kelalaian penyimpanan, misalnya dokumen rekam medis fisik terbakar atau basah akibat bencana banjir. Kondisi ini menimbulkan resiko besar terhadap keamanan data pasien, yang seharusnya bersifat rahasia dan dilindungi. (2) Pencatatan manual menyebabkan proses kerja menjadi tidak efisien. Dalam banyak kasus, tenaga medis harus mencari data dari dokumen yang tersebar, sehingga harus mengalokasikan banyak waktu untuk mencari dan memeriksa ulang riwayat pasien. Hal ini dapat mengurangi produktivitas dan memperpanjang waktu tunggu pasien. (3) Pencatatan manual mempersulit kolaborasi antar tenaga medis, terutama ketika diperlukan data pasien yang lengkap untuk mendukung diagnosis dan rencana perawatan lanjutan yang lebih kompleks. (4) Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis, menyebutkan bahwa fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes) diwajibkan menjalankan sistem pencatatan rekam medis pasien secara elektronik yang terintegrasi dengan Satu Sehat. Sedangkan rekam medis manual tidak dapat terintegrasi dengan pusat data nasional Satu Sehat, sehingga klinik gigi yang masih menggunakan metode manual ini tidak dapat memenuhi regulasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dan berakibat mendapatkan sanksi pencabutan akreditasi klinik. (5) Manajemen stok obat dan inventaris klinik gigi seperti alat kesehatan masih dilakukan manual sehingga menyulitkan pemantauan ketersediaan barang, yang berdampak pada kesiapan klinik dalam memberikan pelayanan yang optimal. (6) Aspek keuangan, administrasi, dan analisis operasional klinik gigi tidak tersedia secara otomatis sehingga akan menghambat proses evaluasi, pengambilan keputusan, dan pelayanan klinik gigi. Secara keseluruhan, sistem manual ini menimbulkan ketidakefisienan seluruh aspek manajemen klinik gigi. Oleh karena itu, diperlukan sebuah perubahan dalam sistem manajemen operasional dan rekam medis klinik gigi agar dapat menjawab tantangan ini dan mendukung layanan kesehatan yang lebih efisien, aman, dan memenuhi standar regulasi pemerintah. Berdasarkan permasalahan dan data banyaknya jumlah praktik dokter gigi dan klinik gigi di Indonesia yang belum terdigitalisasi, tim mahasiswa melihat ini sebagai momentum yang tepat untuk menciptakan sebuah usaha SaaS bernama Dental Diary. Dental Diary hadir sebagai solusi untuk mendukung transformasi digital di klinik gigi, merupakan platform rekam medis elektronik dilengkapi fitur lengkap manajemen klinik gigi berbasis website yang terintegrasi dengan pusat data nasional Satu Sehat.

Deskripsi Usaha : Dental Diary merupakan sebuah bisnis digital berbasis SaaS (Software as a Service) di sektor kesehatan yang menyediakan sistem rekam medis elektronik (electronic medical record) untuk klinik gigi yang terintegrasi dengan pusat data nasional Satu Sehat. Sistem ini juga dilengkapi fitur lengkap untuk mendukung manajemen operasional klinik gigi. Dental Diary hadir sebagai solusi untuk mendukung transformasi digital di klinik gigi, merupakan platform rekam medis elektronik dilengkapi fitur lengkap manajemen klinik gigi berbasis website yang terintegrasi dengan pusat data nasional Satu Sehat. Sejak berjalannya usaha pada September 2024, saat ini Dental Diary telah menjadi solusi lebih dari 120 klinik gigi di Indonesia. Usaha ini bergerak dengan menjalankan model bisnis subscription untuk menunjang revenue yang berkelanjutan. Sistem ini dilengkapi berbagai fitur untuk menunjang keperluan administrasi, keuangan, hingga automation seperti WhatsApp auto message untuk meningkatkan engagement pasien terhadap pelayanan di klinik gigi. Beberapa fitur rekam medis elektronik Dental Diary yaitu : 1. Manajemen user, untuk mengelola data akun-akun (admin, kasir, dokter) di klinik gigi dan shift jadwal praktik masing-masing dokter. 2. Manajemen pasien, untuk mengelola data pasien secara umum. 3. Diagnosa gigi berstandar ICD-10 (International Classification of Diseases) yang merupakan standar internasional untuk diagnosis pasien. 4. Tindakan berstandar ICD-9 (International Classification of Diseases) yang merupakan standar internasional untuk prosedur tindakan medis yang dilakukan terhadap pasien. 5. Booking, untuk mengelola appointment dan anamnesa pasien serta dilengkapi calendar view dan fleksibilitas reschedule. 6. Pemeriksaan dokter, untuk pencatatan pemeriksaan terhadap pasien dari mulai kasus gigi, odontogram, foto rontgen, diagnosa, tindakan medis hingga rekomendasi perawatan lanjutan. 7. Tagihan dan data pembayaran, untuk mengelola data pembayaran pasien saat kunjungan, termasuk penerbitan invoice dan kwitansi, cicilan, dan lain sebagainya. 8. Kamar obat, untuk mengelola data farmasi seperti data obat dan alat kesehatan lainnya yang ada di klinik gigi, termasuk manajemen stok barang. 9. Metode pembayaran, untuk mengelola pembayaran tunai atau melalui sumber pembayaran yang dimiliki klinik gigi, agar memudahkan tracking uang masuk. 10. Riwayat pemeriksaan, untuk melihat rekam medis per pasien yang akan memudahkan klinik gigi untuk membuat rujukan, merekomendasikan perawatan lanjutan atau menganalisis riwayat medis dari pasien tertentu. 11. Pengeluaran, untuk mengelola data pengeluaran klinik, contohnya gaji karyawan, gaji dokter, pembayaran listrik dan air, internet, dan lain sebagainya. 12. Laporan keuangan, jasa medis, operasional klinik, dan analisis pasien: • Laporan keuangan disusun lengkap dan detail berdasarkan data pembayaran, pengeluaran serta sumber-sumber pendapatan klinik seperti obat, manajemen BHP (bahan habis pakai), dan lainnya. • Laporan jasa medis tersusun otomatis berdasarkan riwayat tindakan dan persentase tindakan medis yang telah dikerjakan oleh dokter, sehingga memudahkan owner klinik gigi dalam penggajian dokter dan analisis performa dokter. • Operasional dan analisis pasien, berisi grafik-grafik yang dapat digunakan sebagai data pendukung dalam pengambilan keputusan saat evaluasi operasional oleh owner klinik gigi. 13. Kirim Pesan Otomatis ke WhatsApp Pasien, merupakan fitur kirim pengingat kunjungan, kontrol dan tagihan pembayaran otomatis ke WhatsApp pasien melalui WhatsApp klinik gigi. Fitur ini disertai dengan preview dan log pesan serta mendapatkan banyak ulasan positif dari klinik gigi karena membantu automasi pesan WhatsApp yang dapat meningkatkan loyalitas pasien klinik gigi tersebut. 14. Integrasi Satu Sehat, untuk mempermudah klinik gigi untuk melakukan sinkronisasi akun Satu Sehat klinik dengan RME Dental Diary. Semua data yang dikirim ke Satu Sehat juga bisa dilihat melalui fitur ini. 15. Integrasi cabang klinik, memungkinkan sinkronisasi data pasien, riwayat pemeriksaan, dan perawatan antar cabang klinik gigi sehingga memudahkan operasional klinik agar tidak terdapat duplikasi data pasien dan memudahkan analisis untuk owner klinik gigi dengan 1 dashboard saja. 16. Automation booking via WhatsApp, digunakan meningkatkan efisiensi pelayanan pelanggan klinik gigi, support layanan klinik gigi 24/7, serta meminimalisir sumber daya manusia karena terintegrasi dengan AI, khususnya bagi praktik mandiri dokter gigi. 17. Voice recognition, memungkinkan penjadwalan dan mencatat pemeriksaan hanya dengan suara/berbicara.

Penutup : Pelaksanaan Program Pembinaan Mahasiswa Wirausaha (P2MW) telah memberikan dampak yang signifikan terhadap perkembangan usaha Dental Diary, sebuah sistem rekam medis elektronik dan manajemen klinik gigi berbasis digital. Melalui program ini, tim berhasil mengoptimalkan pengembangan produk, memperluas jangkauan pemasaran, serta meningkatkan kompetensi teknis dan manajerial. Selama masa pendanaan, Dental Diary menunjukkan pertumbuhan yang konsisten baik dari sisi jumlah pengguna maupun performa bisnis. Hal ini terlihat dari peningkatan jumlah klinik aktif hingga mencapai 128 klinik gigi, kenaikan engagement pemasaran yang singnifikan, serta peningkatan pendapatan rata-rata bulanan sebesar 14 juta rupiah, dengan pertumbuhan pengguna naik hingga 60% sepanjang program berlangsung. Program P2MW juga mendorong terciptanya inovasi melalui peluncuran fitur baru, termasuk WhatsApp Automation dan Voice Recognition, yang semakin memperkuat nilai tambah produk dalam mendukung digitalisasi klinik gigi modern. Seluruh pendanaan P2MW telah terserap 100% sesuai rencana anggaran. Secara keseluruhan, P2MW telah menjadi katalis penting bagi pertumbuhan Dental Diary, memungkinkan usaha ini berkembang lebih cepat, lebih terarah, dan lebih siap memasuki pasar kesehatan digital yang semakin kompetitif.